Em um ambiente corporativo cada vez mais digital, a gestão eficaz de documentos é essencial para garantir a continuidade dos negócios, a segurança das informações e até a eficiência das equipes. Uma pesquisa global realizada pela International Data Corporation (IDC) apontou que o tempo gasto com gestão documental em geral resulta em perda de produtividade equivalente a 19,5%.
Segundo Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, a perda de documentos, sejam eles em qualquer modelo, pode ter um impacto crucial, gerando problemas de compliance, danos financeiros e riscos legais. Identificar as causas mais comuns e adotar medidas preventivas é um passo fundamental que faz a diferença para proteger a integridade dos dados e otimizar os processos internos das empresas.
1. Falta de padronização nos processos
“Essa ausência de padronização para armazenamento e organização de documentos é uma das causas mais comuns de perda. É imprescindível estabelecer políticas e procedimentos específicos para arquivamento, classificando os documentos com base em sua importância e acessibilidade”, diz Marcelo.
2. Falhas na segurança digital
O diretor pontua que documentos digitais podem ser vulneráveis a ataques cibernéticos, erros de configuração ou até exclusão acidental, e a falta de proteção adequada a backup seguro pode resultar em perdas permanentes. Para isso, é necessário investir em ferramentas de segurança da informação ou consultorias especializadas que possuem esse cuidado, bem como garantir que a equipe esteja treinada para detectar ameaças e agir conforme as políticas da empresa.
3. Falta de controle de acesso e permissões
“O acesso irrestrito a documentos críticos pode levar a erros e exclusões acidentais, além de tornar as informações vulneráveis a usos indevidos. Portanto, defina níveis de acesso com base nas funções dos colaboradores. Sistemas de gestão com controle de permissão e histórico de acessos ajudam a evitar manuseios indevidos e aumentam a segurança e a rastreabilidade dos documentos”, destaca Araújo.
4. Dependência de processos manuais
A manipulação manual de documentos aumenta o risco de erros humanos, como extravio ou armazenamento em local incorreto. A falta de automação nesses processos deixa o fluxo mais frágil e menos eficiente. Diante disso, adotar tecnologias que permitam a digitalização e automação de documentos, reduzindo a dependência de processos manuais é essencial, ainda conforme o especialista.
“A perda de documentos representa riscos significativos para as empresas, mas pode ser prevenida com a implementação de políticas estruturadas, segurança digital, controle de acesso e automação de processos. Ao adotar essas práticas, é possível fazer com que a empresa proteja suas informações ao mesmo tempo em que otimiza a produtividade e melhora a conformidade com regulamentações”, finaliza o diretor comercial da eBox Digital.
